主讲：陈蕊老师
【课程背景】
在各行业的业务运转里，商务邮件是销售与售后人员开展客户沟通、业务汇报以及技术协作的关键渠道。然而，当下存在诸多问题：部分邮件沟通时信息表述模糊，致使客户产生误解；有的邮件专业格式不规范，影响企业形象；还有人员对办公工具运用不熟练，导致邮件撰写效率低下。特别是在一些领域，技术参数繁杂、客户对专业性要求颇高，这就对邮件的精准表达、专业呈现以及高效处理提出了更为严苛的要求。本课程紧密围绕行业特性，致力于解决销售与售后场景中的实际痛点，助力学员提升邮件沟通效能与职业形象。
【课程收益】
沟通效能提升：学员能够掌握精准表达需求、高效传递技术信息的方法。
专业形象塑造：学会撰写符合光电行业标准的商务邮件，增强客户信任感。
工具效率倍增：熟练运用 Deep Seek 和 WPS 等工具，实现模板批量处理、智能纠错等高效操作。
问题解决能力增强：掌握售后场景中的邮件沟通技巧，提高客户满意度。
【课程特色】
干货，真实案例；科学，逻辑清晰；实战，学之能用；投入，教学相长
【课程对象】
公司各部门的主管、部门长、经理等中层管理人员和公司的骨干员工等
【课程时间】
1天（6小时/天）
【课程大纲】
模块一：商务邮件核心规范与常见陷阱
一、痛点破解：主题行优化
1. 避免 "RE 嵌套" 操作步骤
步骤 1：打开历史邮件链，识别含 "RE:RE:RE" 的主题
步骤 2：新建邮件时，删除所有 "RE" 前缀，重新提炼核心主题
▶ 原主题："RE:RE: 光电传感器报价 - 客户要求变更"
▶ 优化后："【变更通知】光电传感器 XX 型号报价调整方案"
步骤 3：使用 "【】" 标注邮件性质（如报价 / 通知 / 申请），提升辨识度
2. 多事件拆分原则操作
场景示例：同时包含 "售后维修进度" 与 "新订单询价" 的混合邮件
拆分步骤：
识别核心事件：分离为 "售后维修进展汇报" 与 "新订单询价回复"
分别撰写主题行：
▶ "【进度】光刻机光源维修第 3 日情况汇报"
▶ "【询价】光电探测器 XX 型号报价单（2025 年 6 月版）"
检查是否符合 "一文一事" 原则，避免信息过载
【以上邮件案例，可结合企业真实邮件进行展示与纠错】
二、正文结构：SCQA 模型应用
操作流程（以售后故障邮件为例）
1、情景（Situation）：
固定格式
2、冲突（Conflict）：
错误案例：避免 "设备不好用" 等模糊表述
3、问题（Question）：
案例：聚焦核心诉求："如何在 24 小时内恢复设备精度？"可选项："是否需要安排工程师现场调试？"
4、答案（Answer）：
分点解决方案（案例）：
① 临时方案："已远程调整激光功率至标准值的 80%，可维持基础检测"
② 根本方案："建议更换激光器模块，预计 6 月 18 日完成配件更换"
结尾行动指令："请确认方案后，我司将立即启动配件调拨流程"
练习与研讨：运用SCQA模型，进行邮件正文仿写
三、附件管理：命名与压缩规范
1. 命名规则操作
通用格式："项目名称 + 内容摘要 + 日期 + 版本号"
示例：
▶ 销售类："XX 面板厂光电检测方案_20250617_v2.0.docx"
▶ 售后类："光刻机光路校准报告_20250615_故障 007.pdf"
禁忌：禁止使用 "新建文档"" 报告 1" 等默认命名
2. 压缩包使用场景操作
需压缩场景：
附件≥3 个时（如同时发送检测报告 + 参数表 + 维修视频）
单个文件＞10MB 时（如高精度光谱图）
压缩步骤详解
四、行业案例演练：售后邮件找错练习
操作步骤
分发案例：提供含错误的售后邮件模板（如："XX 型号光电开关坏了，尽快来修。附件是问题照片。"）
分组找茬：
技术组：检查参数缺失（如未注明检测距离、响应时间）
商务组：检查礼仪缺失（如无称谓、无落款）
优化实操：
按 SCQA 模型重写：
▶ 情景："贵司 SMT 产线使用的 XX 光电开关（SN:20241201）"
▶ 冲突："在高速贴片环节出现误触发，日均误报 15 次"
▶ 问题："如何排查光路干扰问题？"
▶ 答案："建议①…②…，我司工程师可于 6 月 19 日上门检测"
模块二：AI 工具高效撰写实战
一、DeepSeek 智能写作深度应用
1. 提示词设计三场景操作
▶ 场景 1：销售报价邮件生成
▶ 场景 2：售后方案撰写
▶ 场景 3：会议纪要生成
▶ 口语转公文
▶ 歧义消除
二、WPS 效率套件实操
1. 邮件模板库搭建
创建路径：
分类命名：
自动化设置：
2. 公文格式一键转换
▶ 邮件转通知公文
模块三：业务场景模拟与汇报升级
一、关键场景实战操作
▶ 场景 1：客户技术方案沟通
▶ 场景 2：跨部门协作请求
▶ 场景 3：月度业务汇报
二、汇报技能升级：从邮件到公文转化
1. 请示与报告转化技巧
▶ 邮件转请示公文
场景：邮件申请 "增加售后培训预算"
▶ 邮件转报告公文
场景：邮件汇报 "半年度售后数据"
2. 紧急事件升级路径设计
分级标准：
一级紧急：光刻机停机＞2 小时
二级紧急：核心参数偏离标准值＞10%
邮件升级流程
三、模块考核：综合实战操作
考核任务：撰写 "光电探测器重大故障升级请示"
评分标准：
格式（30%）：是否含请示编号、主送单位、"妥否，请批示" 结尾
内容（50%）：故障描述是否量化、解决方案是否分优先级
工具（20%）：是否使用 DeepSeek 术语校准 + WPS 公文格式转换
时间限制：45 分钟内完成，超时扣 10 分
